مصر - المنصورة -- السعودية الدمام
01061995419-0503485419
SALES@SSELENA.NET

الدورة المستندية

سيلينا للبرمجيات

ما هي الدورة المستندية ؟

تعتبر الدورة المستندية هي واحدة من مجموعة الدورات الخاصة بالمحاسبة المالية وهي أول مرحلة في تطبيق العمليات المحاسبية. وتمثل العنصر الرئيسي الذي يسير فيه المستند … فهي خريطة تدفق وسيرالعمليات التي تحدث والتي  يتم من خلالها تجميع البيانات و تدوينها في اليومية.. لذلك تعتبر ذات أهمية كبيرة للمحاسب والمدقق داخل المؤسسات، فهي الدليل المادي الذي يرتكز عليه في الرقابة، حيث توثق وتعمل على توضيح كافة التفاصيل عن العمليات بشكل لا يقبل الخطأ.

 وتنقسم الدورة المستندية إلى  :-

– المقبوضات النقدية : وهي التدفقات النقدية الداخلة من تحصيل النقدية لأنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل.

– المشتريات النقدية:  وهي مشتريات المنشأة التي يتم سداد قيمتها نقدا في تاريخ الشراء.

-المصروفات النقدية: وهي جميع ماتم صرفه  لمعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر.

– المبيعات الآجلة:  وهي المبيعات التي لايتم سدادها فوريا ولكن بشكل مجدول.

– المشتريات الآجلة:  وتمثل مشتريات المنشأةمن البضائع على الحساب والاتفاق مع المورد على سداد القيمة في تاريخ لاحق.

– المستودعات:  وتشمل إدارة ومراقبة المخزون.

– القيود المحاسبية: مثل القيود اليومية، قيد المرتبات، قيد الإهلاك السنوي وقيود الحسابات الختامية.

 ماهي مراحل الدورة المستندية في برنامج حسابات الشركات ؟

التسجيل في دفتر اليومية:  بعد أن يتم تحليل العمليات المالية وتحديد الحسابات (المدين والدائن)، يتم تسجيل هذه الحسابات المالية في دفتر اليومية على شكل قيود محاسبية.

الترحيل إلى دفتر الأستاذ:  بعد التسجيل تتم عملية الترحيل وهي نقل العمليات المالية المسجلة في دفتر اليومية إلى حساباتها في دفتر الأستاذ العام مثال: حيث يتم ترحيل كل مبلغ مدين في دفتر اليومية إلي الجانب المدين من الحسابات

إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية :  قبل التسويات يتم إعداد ميزان مراجعة لعرض جميع أرصدة الحسابات الختامية وذلك تجيهزاً للخطوة التالية (إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية).

التسويات الجردية : هي مجموعة من الإجراءات المحاسبية الدفترية مثل القيود اليومية في نهاية الفترة المحاسبية لتسوية الحسابات وتحديد الإيرادات والمصروفات.

إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية:  بعد إعداد التسويات الجردية ،يتم إعداد ميزان المراجعة للتأكد من تطابق الأرصدة المدينة مع الأرصدة الدائنة ويعكس تأثير قيود التسويات الجردية.

إعداد القوائم المالية /قائمة الدخل – قائمة المركز المالي

من أهداف الدورة المستندية

– تحديد ماهي المهام المطلوب تنفيذها من قبل الإدارة.

– جمع التقارير والبيانات التي يجب تزويدها للإدارة.

– مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة التي تكون في صالح المؤسسة وذلك بناء على معلومات دقيقة.

– تستخدم في الرقابة على جميع الأعمال الإدارية والمالية.

-الربط بين الأقسام التي تقوم بمهام مشتركة معا ومساعدتها على العمل بشكل دقيق.

وهناك عدة أنواع للدورة المستندية  .. مثل المستندات الخاصة بالمشتريات،المبيعات والمخازن

الدورة المستندية للمبيعات, الدورة المستندية للمخازن

 الدورة المستندية للمخازن

هي الدورة المسئولة عن متابعة المعلومات الخاصة بكافة السلع الموجودة والعمليات المستندية التي تتم عليها من بيع وشراء، فهي تعمل على مراقبة المخزون، و ضمان تطابق تلك المواد الفعلية الموجودة داخلها مع المسجلة بالأوراق. بالإضافة إلى التأكد من  المستندات الخاصة بأي عملية من عمليات استيراد وتصدير المواد  خلال الفترة المحاسبية  و القيام بتسجيلها و ذلك بشكل يومي.

الدورة المستندية للمبيعات

 الدورة المستندية للمبيعات هي التي تهتم بمتابعة عمليات البيع داخل المؤسسة خلال السنة المالية، وتختلف الدورة المستندية للمبيعات من شركة إلى أخرى وذلك بناء على حجم الشركة (كبيرة، متوسطة أو صغيرة) وهي مراحل تمر بها إدارة المبيعات داخل الشركة بالتعاون مع موظفي قسم الحسابات والمخازن.

  وتعتمد الدورة المستندية للمبيعات على دراسة آراء العملاء، والطلبات التي يتم تقديمها للشركة من أجل الحصول على سلع معينة، ويقوم المحاسب المتخصّص بإعداد الدورة المستندية للمبيعات باعتماد الوثائق الرسميّة الخاصة بها، والتي تشمل الفواتير،بطاقات صنف المادة وتاريخ الاستحقاق. وعادة تحتوي مستندات المبيعات على العناصر التالية: الصنف، الكمية المباعة، سعر الوحدة الواحدة، السعر الإجمالي، الخصم،ضريبة القيمة المضافة أو أي تكاليف أخرى.

 الدورة المستندية للمشتريات

دورة المشتريات

 و هي الدورة المستندية الخاصة بعمليات الشراء داخل الشركات، و التي تقوم بها المؤسسة أو الشركة في خلال السنة المالية، و تنقسم المشتريات إلى نوعين ، و هما:

المشتريات النمطية : و هي عبارة عن مشتريات اعتادت المؤسسات على شرائها سواء بشكل دوري أو شبه دائم، ويحرص أمين المستودعات على إعداد تقارير بالكميات التي تنقص من المخزون ليرسلها إلى الموظف المختص وذلك من أجل القيام بتوريدها للمستودعات الخاصة بالشركة أو المصنع .

المشتريات غير النمطية : وهي تلك المشتريات التي لم يتم التخطيط لشرائها مسبقا، حيث يتم إعداد المستندات الخاصة بها عقب طلبها فورا (تضاف التكلفة المادية الخاصة في نفس وقت عملية الشراء على قيمة المصاريف الخاصة للمؤسسة) مثل الأصول الثابتة والأشياء المستهلكة.

وقد تم الاعتماد في الآونة الأخيرة على البرامج المحاسبية وبرامج تخطيط موارد الشركات ERP للقيام بهذا الدور بأسهل وأبسط الطرق، حيث تعمل هذه البرامج على توفير العديد من المزايا لأصحاب المؤسسات والموظفين، منها ترابط جميع الوحدات والبرامج داخل المنشأة مع الحسابات العامة لتسهيل إصدار أوامر الشراء وفواتير البيع ومتابعة أرصدة المخزون بطريقة الية وسريعة.